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इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन


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सूचना प्रौद्योगिकी व्यवसाय के सभी क्षेत्रों में मजबूती से प्रवेश कर रही है। अपनी उपस्थिति के क्षण से, यह कई मिथकों के साथ उग आया।

क्या यह कोई बोधगम्य बात है - सामान्य फ़ोल्डर और कागजात के ढेर गायब हो जाते हैं, और सभी जानकारी कंप्यूटर में "घुल" जाती है। इस लेख की मदद से, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के बारे में सबसे महत्वपूर्ण गलतफहमी को दूर किया जाएगा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन - सरल कार्यालय स्वचालन। यह माना जाता है कि इस तरह की प्रणाली आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेजों को व्यवस्थित कर सकती है। और यद्यपि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पहले से ही हमारे बाजार में काफी आम है, यह कथन काफी लोकप्रिय है। कार्यालय दस्तावेज़ प्रबंधन के रूपों में से एक है, जो हमारे व्यवहार में पारंपरिक है। वास्तव में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पहले से ही हमारे जीवन में मौजूद है। जैसे ही हम मेल द्वारा Word में बनाया गया कोई डॉक्यूमेंट भेजते हैं, या उसे रिसीव करते हैं, यह पहले से ही इस तथ्य की बात करता है कि ऐसा सिस्टम काम करता है। हमारी वास्तविकताओं में, कार्यालय का व्यवसाय सिर द्वारा जारी किए गए आदेशों के निष्पादन की निगरानी के लिए सभी आधिकारिक दस्तावेजों के पारित होने और लेखांकन को पूरी तरह से केंद्रीकृत करना है। लेकिन कंपनी न केवल आधिकारिक दस्तावेजों के साथ काम करती है। किसी भी कंपनी में, उनके निर्माण से पहले भी, अनौपचारिक कागजात चलते हैं और काम करते हैं। उनके प्रवाह बहुत अधिक जटिल और व्यापक हैं। हमारी दुनिया में, लगभग सभी जानकारी इलेक्ट्रॉनिक रूप में मौजूद है। कार्यान्वित EDMS को सभी दस्तावेजों के प्रबंधन की स्थापना करनी चाहिए, न कि केवल कार्यालय से गुजरने वाले लोगों की। प्रत्येक प्रकार के दस्तावेजों के लिए अपनी प्रणाली बनाना एक गलती होगी। एक वैश्विक EDMS को जटिल तरीके से समस्या को हल करने देने के लिए बेहतर है।

SED कंपनी को आंतरिक अराजकता से बचा सकता है। यह मानना ​​एक गलती है कि इस तरह के ईडीएमएस स्वयं कंपनी में मौजूद संगठनात्मक गंदगी को खत्म कर देंगे। लेकिन इन समस्याओं को उस तरह से हल नहीं किया जाता है। कंपनी के भीतर गड़बड़ी की स्थिति में, मुख्य बात एक संगठनात्मक आदेश स्थापित करना होगा, इस मामले में ईडीएमएस उपकरण में से एक बन जाएगा। यदि आप इसे लागू करना शुरू करते हैं जहां कोई आंतरिक बातचीत नहीं होती है, जहां जिम्मेदारी के क्षेत्र अलग नहीं होते हैं और व्यावसायिक प्रक्रियाएं काम नहीं करती हैं, तो कोई परिणाम नहीं होगा। EDMS को लागू करने का निर्णय लेने वालों को यह समझने की जरूरत है कि यह परियोजना मौजूदा स्थिति में क्या देगी।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज प्रभावी होगा। इस मिथक का शिखर पहले ही गुजर चुका है। आज अधिक से अधिक ग्राहकों को एहसास है कि यह मामला नहीं है। लेकिन कई इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के जादू में विश्वास करना जारी रखते हैं। इसकी दक्षता कई कारकों से प्रभावित है, यह केवल इलेक्ट्रॉनिक संचार चैनलों के माध्यम से दस्तावेजों के संचलन की व्यवस्था करने के लिए पर्याप्त नहीं है। लागू करने से पहले, यह विचार करने योग्य है कि क्या पिछली प्रथाओं को समझ लिया गया है, मौजूदा प्रक्रियाओं को एकीकृत किया गया है और ध्यान में रखा गया है या नहीं, और क्या पुनर्रचना पूरी हो गई है। यह विचार करने के लायक है कि कौन सिस्टम का उपयोग करेगा और किस मोड में, बॉस इसके साथ काम करेंगे, या क्या बातचीत आपके सहायकों पर गिर जाएगी। कार्यान्वयन के दौरान ऐसी बारीकियों पर चर्चा करने की आवश्यकता है। यदि, संक्रमण के दौरान, ईडीएमएस के साथ मिलकर, व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पुनर्रचना और अनुकूलन किया जाता है, तो परिणाम यथासंभव प्रभावी होगा।

सबसे अच्छा निर्णय बाजार के नेताओं के चयन पर आधारित है। यह चुनना बहुत आसान है कि नेता पहले से क्या उपयोग कर रहे हैं। यह तर्कसंगत लगता है, कभी-कभी गंभीरता से ग्राहकों की वरीयताओं को प्रभावित करता है। वास्तव में, बाजार और इसकी जरूरतें लगातार बदल रही हैं। 4-5 साल पहले विकसित समाधान अब प्रासंगिक हैं। बाजार पर उपस्थिति की अवधि और इस दौरान प्राप्त अनुभव हमें लगभग किसी भी पैमाने की परियोजनाओं को लागू करने की अनुमति देता है। लोकप्रिय ईडीएमएस, जो नेताओं द्वारा उपयोग किए जाते हैं, पहले बाजार पर विजय प्राप्त करते हैं। उन वर्षों में, पूरी तरह से अलग सिद्धांत प्रासंगिक थे। अब यह नए समाधानों पर ध्यान देने योग्य है, भले ही उनके पास कार्यान्वयन की संख्या नेताओं की तुलना में कम हो। वे बहुत अधिक तकनीकी हैं और अगले 5-7 वर्षों तक प्रासंगिक रहेंगे।

पश्चिमी प्रणालियों को चुनना बेहतर है - वे अधिक लचीले और कार्यात्मक हैं। यह मिथक एक कारण से प्रकट हुआ। ऐतिहासिक रूप से, घरेलू समाधान पश्चिमी लोगों से कमतर थे। लेकिन हमारे कॉम्प्लेक्स अभी भी रूसी बारीकियों पर अधिक केंद्रित थे, कंपनियों की विशेष आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए। वर्तमान में, घरेलू समाधान भी हैं जो विदेशी लोगों से बेहतर हैं। ये प्लेटफ़ॉर्म शक्तिशाली और लचीले दोनों हैं। एक फायदा रूसी बारीकियों के साथ प्रक्रियाओं के स्वचालन पर केंद्रित मॉड्यूल की उपस्थिति है। और इस तरह के परिसरों की लागत विदेशी समकक्षों की तुलना में कम है, और समर्थन और अतिरिक्त सेवाएं बहुत अधिक सस्ती हैं।

EDMS की आवश्यकता केवल स्पष्ट नियमों और वर्णित व्यावसायिक प्रक्रियाओं वाले संगठनों के लिए है। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, संगठन में गड़बड़ी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत को संवेदनहीन बना देती है। लेकिन कभी-कभी यह सब कुछ सही और स्पष्ट रूप से वर्णित होने के लिए आवश्यक नहीं है। अधिक से अधिक कंपनियां फुर्तीली प्रबंधन तकनीकों का उपयोग कर रही हैं, अनुकूली केस प्रबंधन लागू कर रही हैं। ऐसे मामलों में, ईडीएमएस को उनके अनुकूलन और संचालन सिद्धांतों को बदलने के लिए मजबूर किया जाता है।

कार्यान्वयन के तुरंत बाद ईडीएमएस को सक्रिय रूप से उपयोग किया जा सकता है। स्वचालन का उद्देश्य उद्यम प्रबंधन प्रक्रिया है। यह वर्कफ़्लो सिस्टम को एक सामान्य परियोजना के रूप में व्यवहार करना संभव नहीं बनाता है, जो कमीशनिंग के साथ पूरा होता है। सभी प्रबंधन प्रक्रियाएं लगातार बदल रही हैं। यह भी होता है कि सिस्टम के कार्यान्वयन की शुरुआत में, ग्राहक को अपनी वास्तविक क्षमताओं का खराब विचार है। EDMS का कार्यान्वयन इंटरकनेक्टेड परियोजनाओं की एक श्रृंखला है जो स्वचालन विकसित करता है, सिस्टम की कार्यक्षमता का विस्तार करता है और इसे आधुनिक बनाता है। आमतौर पर, ईडीएमएस टूलकिट में कार्यान्वित मॉड्यूल में विशिष्ट परिवर्तनों की संभावना और नई प्रक्रियाओं के तेजी से स्वचालन की आवश्यकताएं होती हैं।

EDMS का कार्यान्वयन पूरी तरह से ठेकेदार के साथ है। क्या इस तरह की प्रणाली को लागू करते समय ग्राहक से वास्तव में इसकी आवश्यकता नहीं है? छोटी कंपनियों में यह राय है और जहां सूचना देने का स्तर कम है और इसी तरह की परियोजनाएं नई हैं। EDMS का कार्यान्वयन हमेशा कंपनी में स्थापित आंतरिक प्रक्रियाओं और इसके संचालन के तरीके में बदलाव का अर्थ है। यदि टीम इसके लिए तैयार नहीं है और नई उपलब्धियों के लिए कोई प्रेरणा नहीं है, तो प्रभाव शून्य या यहां तक ​​कि विपरीत होगा। लेकिन डेवलपर्स ध्यान दें कि हाल ही में ग्राहक अपनी भूमिका को समझते हुए अधिक अनुभवी हो गए हैं।

छोटे व्यवसायों के लिए, उच्च-गुणवत्ता वाले ईडीएमएस की आवश्यकता नहीं है। ज्यादातर, छोटे व्यवसायों के मालिकों का मानना ​​है कि 1 सी और एमएस ऑफिस पैकेज उनके लिए काम करने के लिए पर्याप्त हैं। यदि कंपनी केवल 10 लोगों को नियुक्त करती है, तो दस्तावेजों का लेखा और पंजीकरण एक्सेल में रखा जा सकता है, क्लाउड में संग्रहीत किया जा सकता है, और आउटलुक के साथ पत्रों का आदान-प्रदान किया जा सकता है। कई सरल और कभी-कभी मुफ्त क्लाउड समाधान होते हैं - Google Apps, Microsoft Office 365। कुछ शर्तों के तहत, ऐसी प्रणाली समझ में आ सकती है, लेकिन किसी को यह पूछना होगा कि एक छोटे व्यवसाय और आईटी का किस तरह का सामना करना पड़ रहा है। वैसे भी, एक छोटा व्यवसाय क्या माना जा सकता है? यदि हम इसके विशिष्ट वर्कफ़्लो के साथ माइक्रोबिज़नेस को बाहर करते हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम के लाभ अभी भी हैं। सच है, उद्यम का पैमाना आपको इसे स्पष्ट रूप से महसूस करने की अनुमति नहीं देगा जैसे कि एक मध्यम या बड़े व्यवसाय के मामले में। सभी कार्यों की आवश्यकता नहीं है। उदाहरण के लिए, एक छोटा व्यवसाय अच्छी तरह से आने वाले पत्राचार को नियंत्रित करने, आदेशों के निष्पादन को नियंत्रित करने और दस्तावेजों को अनुमोदित करने के लिए प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से मना कर सकता है। लोगों के एक छोटे समूह के लिए एक साथ बैठना और सभी समस्याओं को हल करना आसान है। लेकिन एक एकीकृत काम करने वाले सूचना वातावरण की अभी भी आवश्यकता है, उच्च गुणवत्ता वाले तरीके से जानकारी की संरचना करना, उसमें खोज करना और आवश्यक दस्तावेजों और टेम्पलेट्स तक त्वरित पहुंच बनाना संभव है। यह छोटे व्यवसायों के लिए भी सही होगा। यदि मालिक अपने उद्यम को विकसित करने की योजना बनाता है, तो उसे आंतरिक संचार और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को डीबग करने के बारे में सोचने की आवश्यकता है। इस मामले में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन शुरू करने का मुद्दा जल्द ही या बाद में प्रासंगिक हो जाएगा।

मोबाइल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली असुरक्षित हैं। वास्तव में, ये समाधान अन्य उद्यम मोबाइल अनुप्रयोगों के समान सुरक्षित हैं। यह खतरा मोबाइल ईडीएमएस में ही नहीं है, बल्कि इसके विशिष्ट कार्यान्वयन में है, ग्राहक के कर्मियों द्वारा आईटी सुरक्षा नीतियों की अनदेखी करना। डेवलपर्स जिस तरह से जानकारी का उपयोग करते हैं, उसमें विविधता ला रहे हैं। इस मामले में, बहुत कुछ कंपनी पर ही निर्भर करता है और इसके डेटा की सुरक्षा के लिए इसका उपयोग करता है। हम तकनीकी और संगठनात्मक दोनों उपायों के बारे में बात कर रहे हैं। अगर इस मुद्दे पर ध्यान दिया जाता है, तो मोबाइल ईडीएमएस सुरक्षित रहेगा। और आधुनिक वास्तविकताओं में, कभी-कभी आप उनके बिना नहीं कर सकते। इस मिथक को कम से कम इस तथ्य से दूर किया जाता है कि बड़ी कंपनियों में, वित्तीय और प्रबंधन वाले सहित, मोबाइल EDMS सक्रिय रूप से शीर्ष प्रबंधकों द्वारा उपयोग किया जाता है।

ईडीएस की शुरुआत के लिए कोई कानूनी आधार नहीं है। वास्तव में, ऐसे समाधानों के कार्यान्वयन का कानूनी आधार पहले से मौजूद है। पेपरलेस के पक्ष में पारंपरिक वर्कफ़्लो को छोड़ने से कोई भी उद्यमों को रोक नहीं रहा है। सच है, अभी भी एक छोटी सी निर्दिष्ट सूची है जिसे छुआ नहीं जा सकता है। यह, सबसे पहले, कार्मिक प्रबंधन को रिकॉर्ड करता है। और समस्या यह नहीं है कि कोई कानून और अधिनियम नहीं हैं, लेकिन कंपनी ने स्वयं इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के वैधीकरण के लिए आंतरिक मानक नहीं बनाए हैं। इससे दस्तावेज़ों के पेपरलेस परिसंचरण पर स्विच करना मुश्किल हो जाता है।

EDMS का कार्यान्वयन बहुत लंबा है। एक बार यह कथन काफी हद तक सही था, लेकिन आज यह एक मिथक बन गया है। पहले, इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम मौजूदा पेपर सिस्टम की समानता में बनाए गए थे, समान नियमों का उपयोग किया गया था। उपयोगकर्ता जल्दी से नए मानकों को नहीं अपना सकते थे, इंटरफेस बोझिल थे, कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को डुप्लिकेट करना पड़ा, और प्रशिक्षण में समय लगा। लेकिन यह एक पूर्व-परियोजना सर्वेक्षण पर विचार करने, सिस्टम स्थापित करने, मौजूदा आईटी बुनियादी ढांचे में एम्बेड करने, उपयोगकर्ता को एप्लिकेशन इंस्टॉल करने पर भी ध्यान देने योग्य है। यह वास्तव में समय था। हालांकि, स्थिति पहले से ही बदल गई है। आधुनिक समाधानों में कार्यान्वयन में तेजी लाने के लिए कई उपकरण हैं। तैयार-से-उपयोग अनुप्रयोगों का एक सेट है, धीरे-धीरे कार्यक्षमता बढ़ाने की क्षमता। आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग जल्दी और सस्ते में करना शुरू कर सकते हैं, इसे वांछित स्तर तक सुधार सकते हैं। कार्यान्वयन की अवधि स्वयं जटिलता, अनुकूलन आवश्यकताओं, सुधार की मात्रा और समाधान के अनुकूलन, उपयोगकर्ताओं की संख्या पर निर्भर करती है। यदि आपको कई प्रणालियों को एकीकृत करना है और ईडीएमएस के उपयोग के लिए हजारों उपयोगकर्ताओं को स्थानांतरित करना है, तो 2-3 साल पूरी तरह से सामान्य अवधि माना जाता है। और औसत व्यवसाय को औसतन छह महीने में एक कार्य प्रणाली मिलती है।


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टिप्पणियाँ:

  1. Nikozahn

    I doubt this.

  2. Tyeis

    इसमें कुछ है।

  3. Phuc

    क्या कोई विकल्प है?

  4. Aundre

    इस शानदार विचार को जानबूझकर होना चाहिए

  5. Zuzilkree

    मेरे लिए यह स्पष्ट नहीं है।

  6. Holman

    बहुत ही मनोरंजक विचार

  7. Theyn

    यह मेरे साथ भी था। आइए इस मुद्दे पर चर्चा करें। यहां या पीएम पर।



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